استخدام پرسنل دور کار
1- مقدمه
در دوران همه گیری پاندمی کورونا، شاهد رشد ناگهانی کمی و کیفی در تعداد پرسنلی بودیم که به صورت دورکاری در سازمان ها کار می کردند. بعد از آن دوران نیز بسیاری از سازمان ها، با توجه به مزایای سیستم دور کاری کماکان به استفاده از آن ادامه دادند.
طبیعتا به دلیل اجبار موجود در زمان کورونا، در سازمان هایی که امکانات لازمه را دارا بودند و نوع مشاغل در آنها اجازه می داد، پرسنلی که برای کار در محیط حضوری استخدام شده بودند ناچار به کار کردن در محیط مجازی شدند. تمامی این افراد با معیارها و شرایط کار به صورت حضوری استخدام شده بودند و اکثر آنها شاید واجد معیارهای کار در محیط مجازی و دور کاری نبودند و به تدریج و از طریق سعی و خطا ریزه کاری های آن را آموختند. در عین حال به یاد داریم که پرسنل دور کار زیادی هم به شدت دچار استرس و اضطراب کاری می شدند. علت این امر نیز عدم تطابق بسیاری از معیارهای کار در محیط حضوری با معیارهای کاری در محیط مجازی است. کارهای پژوهشی قابل توجهی پس از آن برای تعیین اینگونه معیارها انجام گردید و دست آوردهای بسیار خوبی نیز حاصل شدند.
سازمان های بیشتری در حال حاضر تمایل دارند تا به دلایل گوناگون از جمله دلایل اقتصادی، از کارمندان دور کار استفاده نمایند. از سوی دیگر افراد بیشتری هم مایل هستند به دلیل آزادی های شخصی که دور کاری به آنان می دهد از طریق این سیستم استخدام و به کار گرفته شوند. همین امر دورکاری را تبدیل به یکی از موضوعات روز در مدیریت منابع انسانی نموده است و به همین جهت در این مقاله سعی خواهد شد تا معیارهای مناسب جهت انتخاب و استخدام پرسنل دور کار مورد بحث و بررسی دقیقتر قرار گیرد.
2-دور کاری
remote employees را پرسنل دور کار و teleworking را دور کاری ترجمه نموده اند. در بحث دور کاری علاوه بر شخص دور کار، کاری هم که وی بایستی به صورت دور کاری انجام دهد حائز اهمیت می باشد. بایستی توجه داشت که هر کاری امکان انجام با دور کاری را ندارد. مثلا در حرفه پزشکی، تحلیل نتایج آزمایشات و تصویر برداری ها می تواند کاملا از راه دور صورت پذیرد ولی طبعا برای تزریق دارو یا پانسمان امکان دور کاری وجود ندارد (بگذریم از اینکه ممکن است در آینده ربات ها هم وارد این حوزه شوند و این کارها را از راه دور انجام دهند).
لذا در این مقاله فرض را بر این می گذاریم که کارهای مورد بحث همگی امکان دور کاری را دارند و فرد استخدام شده نیز تمام وظایف خود را به صورت دور کاری انجام می دهد.
چگونه می توان تعیین کرد که کدام کار مناسب دور کاری است؟ در نظر گرفتن عوامل ذیل می تواند در این زمینه کمک کننده باشد.
الف) امکان انجام وظایف شغلی در خارج از محیط فیزیکی کار وجود داشته باشد.
ب) دور کاری صدمه ای به سطح کیفیت خدمات و عملیات سازمان نزند.
ج) دور کاری باعث تحمیل هزینه های اضافی به پرسنل نشود.
د) دور کاری اثرات منفی بر عملکرد تیمی نداشته باشد.
ه) وظایف شغلی صد در صد آنلاین باشند (برای آنلاین معادل برخط تعریف شده است).
ز) وظایف حول محور ارتباطات دیجیتال قرار گرفته باشند.
ح) شامل جلسات و ارتباطات میان افراد در شهرها و کشورهای مختلف باشد.
ط) وظایف حول محور وارد کردن داده های دیجیتال به کامپیوتر باشد.
3- معیارهای مناسب برای پرسنل دور کار
در سیستم استخدام سنتی معمولا معیارهایی همانند تحصیلات، تجربه کاری و برخی مهارت های خاص (برنامه نویسی، حسابداری، مدیریت و غیره) در نظر گرفته می شوند. ولی در استخدام پرسنل دور کار لازم است تا علاوه بر معیارهای مرسوم، معیارهای جدیدتری هم مد نظر قرار گیرند. برخی از مهمترین نکات در این زمینه را می توان به صورت ذیل برشمرد.
- فرد دور کار باید قابلیت کار کردن به صورت مستقل را داشته باشد. برخی از کارکنان تحت نظارت و سرپرستی مستقیم بهتر کار می کنند، ولی اگر به حال خود باشند کارآیی کمتری را خواهند داشت. کارکنان دور کار نه تنها نیازمند مهارت های تخصصی مرتبط با انجام وظیفه خود می باشند که امری طبیعی است، بلکه بایستی مستقل و خود انگیزشی (self motivated) نیز باشند.
- پرسنل دور کار باید دارای مهارت های ارتباطی سخت باشند (Solid Communication Skills). هنگامیکه به عنوان یک کارمند در یک دفتر کاری کار می کنید، ارتباطات مقوله ای بدیهی در کار شما فرض می شود. ممکن است سطح ارتباطی شما با دیگر پرسنل دفتر زیاد یا کم باشد، ولی به صورت طبیعی هرگز به سطح صفر نخواهد رسید و ارتباط شما با آنان به طور کامل قطع نخواهد شد. اما در زمان دور کاری اینگونه نیست و شما نیاز دارید تا دائما وضعیت ارتباطی با دیگر کارکنان را چک نمایید. در انتهای مقاله و در یک بخش جداگانه، مهارت های ارتباطی سخت توضیح داده شده اند.
- طبیعتا داشتن تجربه در دور کاری امری مهم است. فرد دارای تجربه دور کاری ساده تر بر مسائل و مشکلات آن فائق خواهد آمد.
- دور کاری همواره در بستری از تکنولوژی ارتباطی انجام می شود. لذا معمولا فرض بر این است که فرد دور کار به تکنولوژی ارتباطی مناسب دسترسی دارد. ولی بهتر است این مورد همواره چک شود و ناحیه زندگی فرد از نظر زیر ساخت های اطلاعاتی نظیر اینترنت مورد بررسی قرار گیرد. اگر اینترنت کارمند دور کار ضعیف باشد قطعا به مشکل برخواهید خورد.
- فرد دور کار باید دارای مهارت مدیریت زمان باشد. این مهارت همواره مهم بوده است ولی در خصوص پرسنل دور کار اهمیت آن دو چندان می گردد. برخی از افرادی که در محیط فیزیکی اداری عملکرد بسیار مناسبی را داشته اند، در دور کاری از محیط منزل یا محیطی غیر از محیط اداری، دچار حواس پرتی و عدم تمرکز می گردند. بسیار مهم است که پرسنل دور کار بتوانند به صورتی سازمان دهی شده و در چارچوب های زمانی تعریف شده کار کنند.
- از فرد دور کار انتظار می رود دارای نگرشی چابک و تطابق پذیر باشد. تکنولوژی به سرعت در حال تغییر می باشد، لذا مهم است که فرد دور کار هم قابلیت و هم تمایل به انطباق خود با تغییرات تکنولوژی، مثلا تغییر پلتفرم ارتباطی، را در صورت ضرورت داشته باشد.
4- استخدام پرسنل دور کار
موارد ذیل را می توان در استخدام پرسنل دور کار در نظر گرفت.
- از داوطلبان توصیه نامه بخواهید. اگر موقعیت شغلی مهمی را در نظر دارید خودتان شخصا با توصیه کنندگان تماس بگیرید و در خصوص داوطلب با آنان صحبت نمایید.
- از طریق پلتفرم های ارتباطی یا به صورت مستقیم، مصاحبه های عمیق با داوطلبان انجام دهید. اگر از طریق پلتفرم ها مصاحبه می کنید، سعی کنید مصاحبه ویدئویی باشد. عواملی نظیر زبان بدن و تماس های چشمی باعث خواهند شد تا حس دقیقتری نسبت به داوطلب پیدا کنید.
- کارمندان و پرسنل کلیدی سازمان خودتان را هم در فرآیند استخدام دخالت دهید. حتی اگر قرار است که فرد دور کاری هم نماید، بهتر است خود را با فرهنگ سازمان هماهنگ نماید.
- انتظارات و نیازهای خود را شفاف نمایید. هنگامی که قرار است از راه دور با کارمندی کار کنید، مهم است بداند که دقیقا از وی چه می خواهید. دقت داشته باشید که حتما باید در متن قرارداد تمامی جزییات نظیر مسئولیت ها، پرداخت ها (دستمزد، پاداش، غرامت)، زمان بندی وظایف و غیره آورده شوند.
- فرد را در ابتدا به صورت آزمایشی استخدام کنید. این کار دست شما را باز خواهد گذاشت تا اگر از وی راضی بودید استخدامش را بلند مدت نمایید. شما با ملاحظه نمونه عملکرد وی می توانید با دید روشن تری نسبت به استخدام وی تصمیم گیری نمایید.
5- عوامل کلیدی در دور کاری
می توان این عوامل را به صورت ذیل نام برد.
- گزارش دهی مستمر
- سلامت و امنیت
- پشتیبانی فنی
- پاسخگو بودن
- رعایت زمان بندی انجام کارها
- مسئولیت پذیری
- اجتماعی شدن (Socialization)
6-پیوست (مهارت های ارتباطی سخت)
- به دقت و فعالانه به صحبت های دیگران گوش دادن. این گوش دادن می تواند به همراه طرح سئوالات برای درک بهتر مطالب شنیده شده باشد.
- اعتماد: القاء اعتماد می تواند از طریق تماس چشمی، تن صدا و زبان مناسب بدن صورت گیرد.
- بازخورد: دادن و گرفتن بازخورد بسیار مهم می باشد. یک ارتباط گیرنده قوی بازخوردهای انتقادی را می پذیرد و از آنها جهت تصحیح نظرات خود بهره می برد.
- همدلی: داشتن همدلی با مخاطب مهارتی است که باعث ساخته شدن و حفظ روابط سالم کاری با افراد و همکاران دیگر میشود.
- احترام: یکی از نکات کلیدی در احترام این است که بدانیم چه زمانی جهت شروع ارتباط گیری و پاسخ دهی مناسب می باشد. در یک تیم یا گروه اجازه دادن به دیگران برای ارائه راحت و بدون دغدغه نظراتشان، نمونه ای از احترام در ارتباط گیری محسوب می گردد.
- بلندی و وضوح صدا: هنگامی که فرد صحبت می کند باید حرف هایش قابل شنیدن و واضح باشند. تنظیم سطح صدا به گونه ای که دیگران بتوانند به راحتی سخنان فرد را بشنوند، از جمله مهارت های مهم در ارتباط گیری است. بیش از حد آرام صحبت کردن، مخاطب را خسته خواهد کرد و بیش از حد بلند حرف زدن هم باعث ناراحتی مخاطب خواهد شد.
- ارتباطات غیر کلامی: ارتباط غیر صوتی به معنای انتقال اطلاعات بدون استفاده از کلمات می باشد. حرکات صورت و دست ها، برقراری یا عدم برقراری تماس چشمی، نزدیکی فیزیکی و غیره همگی از جمله موارد ارتباطات غیر کلامی می باشند.
- القاء حس دوستی: القاء حس دوستی باعث می گردد تا مخاطب نسبت به مهربانی و صداقت فرد اطمینان یابد و با اعتماد کردن به وی، اهداف ارتباط سریعتر حاصل شوند.
- صریح و مختصر بودن: در ارتباطات کلامی، بدون حاشیه به سراغ موضوع اصلی رفتن و در مختصرترین و مفیدترین شکل ممکن آن موضوع را بیان کردن، از مهارت های با ارزش در ایجاد ارتباطات می باشد.
